Kostenmanagement in indirekten Heimbereichen: Gemeinkosten, Haus- und Wäschereinigung und Gebäudekosten optimieren 4/4

Teil IV: Kostenmanagement im Bau- und Gebäudebereich

Viele Sozialunternehmen besitzen einen umfangreichen Bestand an eigenen Immobilien und technischen Anlagen. Dieser ist zum Teil schon über viele Jahre in Betrieb und ein erheblicher Instandhaltungs- oder Modernisierungsbedarf hat sich gebildet. Viele stellen sich die Frage, ob sie für die Betreibung, Instandhaltung und Modernisierung genügend, zu viel oder zu wenig finanzielle Mittel aufwenden und ob sie bei der baulichen Begleitung in guten Händen sind.

Wichtiger Hinweis: Facilitymanagement

Mit baulichen Fragestellungen befassen sich Facility-Manager und Baucontroller. Facility Management bezeichnet die Verwaltung und Bewirtschaftung von Gebäuden, Anlagen und Einrichtungen (engl. facilities). Baucontrolling ist die Steuerung des Immobilienbestandes über seinen gesamten Lebenszyklus: Von der ersten Ermittlung des Raumbedarfs über den Erwerb bis hin zur wirtschaftlichen Betreibung eines Objektes.

Sei es die Umbauplanung, die Instandhaltungsdurchführung oder das Mietwesen im Betreuten Wohnen, alle wesentlichen baulichen und betriebswirtschaftlichen Eckdaten müssen heute auch vom Heimleiter mit geplant und überwacht werden. Er hat die Aufgabe, Einsparpotenziale zu ermitteln und bei deren Realisierung zu unterstützen.

So gehen Sie vor:

Schritt 1: Erhebung des Instandhaltungsbedarfs

Die Erhebung des Instandhaltungsbedarfs beginnt mit der jährlichen Inspektion (Begehung) aller technischen Anlagen und Baukörper, bei denen in der Regel der Eigentümer und der Heimleiter begleitet durch einen Fachexperten (Ingenieur) den Zustand der Anlagen und Gewerke begutachtet. Sie ermitteln, ob mit Wartungsmaßnahmen, der Soll-Zustand der Objekte bewahrt werden kann (Wartung), oder Ausbesserungs- und Austauscharbeiten notwendig sind (Instandsetzung). Hinzu kommt die Abwägung von Modernisierungsmaßnahmen, die zu einer vom Betreiber oder Bewohner gewünschten Qualitäts- oder Standardverbesserungen führen (Modernisierung).

Aus Kostenoptimierungsgesichtspunkten sollte der Heimleiter auf die kostenintensiven Gewerke ein besonderes Augenmerk verwenden:

Anschließend werden die einzelnen Objekte gemeinsam bewertet, wobei die Skala von „a“ (alles in Ordnung) bis „d“ (Ende der Lebensdauer erreicht) reicht.

Schritt 2: Ermittlung der Kosten

Die Liste des Instandhaltungsbedarfs wird anschließend priorisiert: Der Klasse A werden alle Maßnahmen zugeordnet, bei deren Unterlassung Personenschäden nicht auszuschließen sind. In Klasse B werden Aktivitäten erfasst, die hohe Kosten oder Folgekosten verursachen können. Gesetzliche notwendige Wartungsarbeiten gehören zur Klasse C. Standardverbesserungen und Schönheitsreparaturen werden der Klasse D zugeordnet und zeitlich verteilt (innerhalb eines Jahres, innerhalb der nächsten drei Jahre, innerhalb der nächsten fünf Jahre).

Nach der Priorisierung erfolgt die Kostenkalkulation: Für jede Instandhaltungsmaßnahme sind im Rahmen der Begehung Kostenschätzungen durch den Experten durchzuführen. Bei mittleren und großen Maßnahmen sollten ein oder mehrere Angebote eingeholt werden.

Falls in einem Jahr keine Instandhaltung durchgeführt wird, sollte das Geld entsprechend des Bedarfs zurückgestellt werden. Der im Heimbereich zugrunde gelegte Instandhaltungsbedarf liegt zwischen 6,30 und 12,50 €/ m² pro Jahr. Wenn sie diese Mittel über viele Jahre nicht verausgabt aber beiseitegelegt haben, wird ihnen in der Zukunft das Geld zu Verfügung stehen.

Schritt 3: Laufende Kontrolle

Wer klug ist, sorgt vor:  Viele sparen an der falschen Stelle. Gesetzlich nicht vorgeschriebene Wartungen oder vorbeugende Instandhaltungsmaßnahmen werden oft eingespart. Das rächt sich, denn die Gefahr eines übergreifenden Gebäudeschadens ist groß. Die nicht vorhandenen Inspektionen führen zu Folgeschäden, deren Ausmaß den eigentlichen Defekt übertreffen. Vom Wasserrohrbruch zum großen Wasserschaden vervielfachen sich die Kosten: Die Kosten durch zu spätes Handeln sind wesentlich höher.

Praxistipp Präventivstrategie

Durch die Auswertung gebäudespezifischer Daten werden Abnutzungsverläufe und Ausfallzeitpunkte der Gebäudeelemente berechnet und es kann frühzeitig instandgesetzt oder ausgetauscht werden. Dadurch wird ein Schadens- oder Unfallereignis reduziert.

Praxistipp Inspektionsstrategie

Zusätzlich zu den gesetzlich vorgeschriebenen Inspektionsintervallen bestimmter Gebäudeelemente, werden die anderen Elemente ihrem Abnutzungsverlauf nach gegliedert und in Inspektionsintervalle eingeteilt. In bestimmten Zeitintervallen werden die Elemente visuell oder mit Hilfe von technischem Gerät auf ihre Funktionstüchtigkeit überprüft. Anhand der Inspektionsergebnisse werden im Bedarfsfall präventive Instandhaltungsmaßnahmen geplant.

Fazit

Wer nachhaltig baut, hat später niedrige Instandhaltungs- und Betriebskosten. Wer in Inspektionen und präventive Instandhaltung investiert, wird Ausfall- und Folgeschäden vermeiden können. Wer über die notwendigen Instandhaltungssumme Rückstellungen bildet, hat im Schadensfall die notwendigen Mittel frei verfügbar. Eine qualifizierte und unabhängige bauliche Beratung und Begleitung hilft die Kosten gering zu halten.