DGCS
Reporting
Management allgemein
DGCS-Controlling-Standards
04.04.2023

Auszug aus den DGCS-Controlling-Standards: Zielgruppensensibles Reporting

Die Grundlage für ein zielgruppensensibles integriertes Reporting ist eine Kosten- und Leistungsrechnung, deren (Finanz-)Daten in ein Reporting einfließen. Integriertes Reporting bedeutet, dass die Informationen für das Reporting (automatisiert über Schnittstellen) aus Vorsystemen wie die Finanzbuchhaltung bzw. Kostenrechnung, Personalverwaltung, Dienstplanung sowie Faktura- und Verwaltungsprogrammen der operativen Geschäftsbereiche übernommen, aufbereitet und den unterschiedlichen Berichtsempfängern (Zielgruppe) zur Verfügung gestellt werden.

DGCS-Controlling-Standards

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Allgemeines zu den DGCS-Controlling-Standards

In den zurückliegenden 20 Jahren haben sich die Rahmenbedingungen für das Management sozialwirtschaftlicher Organisationen grundlegend verändert. Steuerung und Führung, Finanzierung, Personalmanagement, Angebots- und Geschäftsfeldentwicklung sowie die Digitalisierung der Unternehmensprozesse haben zu einer tiefgreifenden Professionalisierung zentraler Unternehmensfunktionen, insbesondere auch des Controllings, geführt. Methoden, Instrumente, Datengrundlage und Effektivität sowohl des strategischen als auch des operativen Controllings haben sich deutlich weiterentwickelt, allerdings sind die Entwicklungsstände, strukturellen Voraussetzungen und das Know-how in der Branche noch immer sehr unterschiedlich.

Über die Definition von Standards ist eine bewusste und transparente Auseinandersetzung mit den Strukturen, Prozessen und Inhalten des Controllings möglich. Die DGCS schafft mit der Entwicklung von Controlling-Standards einen praxisorientierten Bezugsrahmen, der sich an die spezifischen Bedürfnisse einzelner sozialwirtschaftlicher Organisationen anpassen lässt. Controlling-Standards sollen diese in die Lage versetzen, Controlling-Prozesse zu reflektieren, zu analysieren und Aktivitätsmuster wie Handlungsbedarfe zu identifizieren.

Die DGCS-Controlling-Standards knüpfen an die allgemeinen Controlling-Standards der DIN SPEC 1086:2008 sowie die Spezifika der Sozialwirtschaft an. Insofern folgen die einzelnen Kapitel einer einheitlichen Gliederunslogik:

  • Der einleitende Abschnitt liefert zunächst eine Begriffsdefinition für einen spezifischen Standard.
  • Anschließend werden für diesen spezifischen Standard in einem zweiten Abschnitt „Besondere Aspekte der Sozialwirtschaft“ herausgearbeitet.
  • In einem dritten Abschnitt werden dann die aus den dargestellten Besonderheiten resultierenden DGCS-Controlling-Standards im Hinblick auf Anforderungen an Inhalte und Instrumente des Controllings beschrieben, die wiederum Inhalte der DIN SPEC 1086:2008 spezifizieren.

Zielgruppensensibles Reporting (Auszug)

Begriffsdefinition

Die Grundlage für ein zielgruppensensibles integriertes Reporting ist eine Kosten- und Leistungsrechnung, deren (Finanz-)Daten in ein Reporting einfließen. Integriertes Reporting bedeutet, dass die Informationen für das Reporting (automatisiert über Schnittstellen) aus Vorsystemen wie die Finanzbuchhaltung bzw. Kostenrechnung, Personalverwaltung, Dienstplanung sowie Faktura- und Verwaltungsprogrammen der operativen Geschäftsbereiche übernommen, aufbereitet und den unterschiedlichen Berichtsempfängern (Zielgruppe) zur Verfügung gestellt werden.

Im Gegensatz zu Industrie- oder Dienstleistungsunternehmen, die vielfach ein ERP-System über alle Bereiche einsetzen, werden in der Sozialwirtschaft im Bereich der Dienstplanung, Disposition, Verwaltung und Fakturierung Spezialsoftware unterschiedlicher Softwareanbieter für einzelne Geschäftsfelder eingesetzt, da in der Praxis kein ERP-System existiert, das die Besonderheiten der einzelnen Geschäftsfelder (Altenhilfe, Behindertenhilfe, Kinder- und Jugendhilfe, Bildung etc.) hinreichend unterstützen kann.

Besondere Aspekte der Sozialwirtschaft

In der Sozialwirtschaft werden spezielle Anforderungen an eine Kostenrechnung gestellt, wenngleich die Grundelemente der klassischen Kostenrechnung auch hier Anwendung finden. Bei der Strukturierung der Kostenrechnung sowie des Reportings muss folgenden Besonderheiten Rechnung getragen werden:

  • I.d.R. weisen die (großen) Organisationen der Sozialwirtschaft eine hohe Heterogenität und damit interne Komplexität auf (insbes. sogenannte Komplexträger), die durch eine Vielzahl an differenzierten und tlw. kleinteiligen Angeboten in unterschiedlichen Geschäftsfeldern geprägt
    ist.
  • Einzelne Geschäftsfelder sind in verschiedenen Rechtsträgern verortet, bspw. e. V., Stiftungen, (ausgegliederten) gGmbH oder GmbH, die in einer Konzernstruktur geführt werden. Die einzelnen Rechtsträger haben vielfältige Leistungsbeziehungen untereinander, die im Rechnungswesen abgebildet und von Umsätzen mit externen Dritten abgegrenzt werden müssen; ggf. müssen hier auch steuerliche Aspekte berücksichtigt werden.
  • Teilweise gibt es innerhalb einer Einrichtung unterschiedliche Refinanzierungsanteile mit unterschiedlichen Regelwerken und Pflichten (z. B. Refinanzierung der operativen und investiven Leistungen), die im Rahmen der Kostenrechnung differenziert werden sollten.
  • Neue Finanzierungsbedingungen aus dem BTHG, PSG II und III stellen neue, wesentlich differenziertere Anforderungen an den Nachweis von Kosten und damit an die Kostenrechnung.
  • Durch die durch das BTHG ausgelösten Veränderungen der Finanzierungs- und in der Folge der Geschäftsmodelle in Form der Trennung von Existenzsicherung und Fachleistungen sowie der Modularisierung von stationären Leistungen wird voraussichtlich die Dimension Kostenträgerrechnung zur Abbildung einzelner Leistungsmodule in der Kostenrechnung an Bedeutung gewinnen.
  • Zahlungseingänge auf Basis vertraglicher Regelungen können nicht immer als Erträge gelten (z. B. Aufgabenfelder mit Abschlägen und Endabrechnung nach Verwendungsnachweisen zum Ende der Vertragsperiode, Abschlagszahlungen der amb. Eingliederungshilfe für die Genehmigungsperiode mit Spitzabrechnung, diverse Aufgabenbereiche bei Bildungsträgern und in der Beschäftigungsförderung). Dies erfordert unterjährig ggf. bereits Abgrenzungen i.S. einer Rückstellungsbildung (oder Auflösung).
  • Teilweise gibt es aperiodische Zahlungen (z. B. Weihnachtsgeld, Berufsgenossenschaften bzw. Quartalsabschläge, Abrechnung von EU-Projekten, I-Kosten bei amb. Pflege etc.), die entsprechend für die Darstellung in der GuV (Aufwand und Ertrag) periodisiert werden müssen.
  • Erhebliche unterjährige Schwankungen bei Personalkosten (insb. Mehrarbeit, nicht genommener Urlaub etc.). Diese Kosten- oder Ertragspositionen müssen im Rahmen des Reportings Berücksichtigung finden.
  • Noch nicht vorliegende Genehmigungen oder Zuwendungsbescheide, nicht erfolgte Einstufung von Pflegepatienten etc. führen mit einer zeitlichen Verzögerung zu entsprechenden Abrechnungen der erbrachten Leistung.
  • In Zukunft müssen mögliche Regress- und sonstige Rückzahlungsrisiken, z. B. bei Nicht-Einhalten von Personalschlüsseln oder Unterschreiten von Personalkosten je Stelle im Vergleich zu verhandelten Personalkosten viel stärker in den Fokus genommen werden. Diese Risiken steigen durch die neuen gesetzlichen Regelungen, insbesondere in den Angebotsbereichen
    der Stationären Pflege sowie Behindertenhilfe und müssen durch Instrumente des operativen Controllings frühzeitig erkannt, bewertet, entsprechende Maßnahmen zur Gegensteuerung ergriffen und ggf. als entsprechende Kosten-/ Erlösposition kalkulatorisch berücksichtig
    werden.
  • Zweckgebundene Mittel (z. B. Fördermittel und Spenden) müssen gesondert ausgewiesen werden.
  • Die Refinanzierung von Gemeinkosten ist in vielen Angebotsbereichen nur eingeschränkt möglich (insb. Overheadleistungen). Trotzdem sollte in der Kostenrechnung das Verursachungsprinzip und nicht wie oftmals bei Unternehmen der Sozialwirtschaft anzutreffen, das Tragfähigkeitsprinzip Anwendung finden.
  • Zurzeit gibt es bei vielen Trägern keine verursachungsgerechte und/oder intransparente Umlagesystematik. Damit werden Ergebnisse einzelner Geschäftsbereiche und Aufgabenfelder nicht vollständig oder verfälscht dargestellt.
  • Saisonale Schwankungen (z. B. bei Einrichtungen mit tagesgenauer Abrechnung von Leistungen, z. B. Kur- und Bildungseinrichtungen)
  • Mittels der Kostenrechnung können (und müssen) die vier steuerrechtlich relevanten Einkommens- und Vermögensphären unterschieden werden:
    o Ideeller Bereich
    o Vermögensverwaltung
    o Zweckbetriebe
    o Wirtschaftliche Geschäftsbetriebe

 

DGCS-Controlling-Standards: Anforderungen an Inhalte und Instrumente

Aus den zuvor ausgeführten Besonderheiten der Branche ergeben sich als Mindestanforderungen für ein Zielgruppensensibles Reporting:

  1. Aufwands- und ertragsseitige Abgrenzungen sind unabdingbar für aussagekräftige unterjährige Abschlüsse. Diese müssen in enger Abstimmung mit der Finanzbuchhaltung vorgenommen werden. Idealerweise werden die notwendigen periodischen Abgrenzungen bereits in der Finanzbuchhaltung bearbeitet, damit die Daten 1:1 übernommen werden können. Eine verbindliche und detaillierte Festlegung der Abgrenzungsbuchungen (sowie deren Dokumentation), eine auf die Zielsetzung ausgerichtete Aufgabenabgrenzung zwischen Finanzbuchhaltung und Controlling sowie die Information und Schulung der zuliefernden und verarbeitenden Stellen bzw. Personen aus dem Unternehmen stellen in der Praxis eines der größten Herausforderungen dar und sind entscheidend für die Qualität des Berichtswesens.
  2. Wichtige Instrumente im Rahmen der Abgrenzung sind:
    • Einsatz von Checklisten für die am Monatsabschluss beteiligten Personen (auch /außerhalb der Finanzbuchhaltung und dem Controlling), aus denen hervorgeht, welche Information zu welchen Zeitpunkten an wen weitergegeben werden müssen, damit eine buchungstechnische Verarbeitung erfolgen kann.
    • Arbeiten mit Dauerbuchungsbelegen
    • Nutzung kalkulatorischer Konten für die Abbildung von unterjährigen Abgrenzungen: Ein Buchungskreis aus kalkulatorischen GuV-Konten und kalk. Gegenkonten (Bilanzkonten) für eine handhabbare Kontenabstimmung sowie das Vermeiden der Vermischung von „laufenden Buchungen“ und kalkulatorischen Abgrenzungen von bspw. Rückzahlungsverpflichtungen löst vielfach das Dilemma der unterschiedlichen Sichtweisen der Finanzbuchhaltung mit dem Fokus „ordnungsgemäße Buchführung“ und der Kostenrechnung mit dem Ziel „Darstellung der unterjährigen Ergebnisentwicklung“. Ziel sollte sein, möglichst viele Standardauswertungen unmittelbar auf Basis der gebuchten (auch kalkulatorischen) Daten automatisch in der Kostenrechnungssoftware zu generieren.
  3. Eine hinreichend differenzierte Aufteilung der Kostenstellen (z. B. zwischen operativem und investivem Ergebnis) bildet den Rahmen der Kostenzuordnung. Um einen aufgeblähten Kostenstellen- und Kontenrahmen zu vermeiden, ist auf eine eindeutige Kombination aus Kostenstellen und Kostenarten (Fibu-Konten) zu achten (Vermeidung von Redundanzen zwischen Kostenstellen und Kostenarten).
  4. Es ist auf eine getrennte Darstellung der Primär- und Overheadkosten zu achten. Anstatt Overheadkosten, z. B. der Geschäftsführung/des Vorstands auf viele Kostenstellen zu verteilen, sind die Overheadkosten auf gesonderten Kostenstellen darzustellen und über eine Umlage (innerbetriebliche Leistungsverrechnung bzw. Verrechnung einer Umlage zwischen Buchungsmandanten bei verschiedenen Rechtsträgern) zu verrechnen.