Auszug aus den DGCS-Controlling-Standards: Informationstechnische Systeme (IT-Systeme)

Allgemeines zu den DGCS-Controlling-Standards

In den zurückliegenden 20 Jahren haben sich die Rahmenbedingungen für das Management sozialwirtschaftlicher Organisationen grundlegend verändert. Steuerung und Führung, Finanzierung, Personalmanagement, Angebots- und Geschäftsfeldentwicklung sowie die Digitalisierung der Unternehmensprozesse haben zu einer tiefgreifenden Professionalisierung zentraler Unternehmensfunktionen, insbesondere auch des Controllings, geführt. Methoden, Instrumente, Datengrundlage und Effektivität sowohl des strategischen als auch des operativen Controllings haben sich deutlich weiterentwickelt, allerdings sind die Entwicklungsstände, strukturellen Voraussetzungen und das Know-how in der Branche noch immer sehr unterschiedlich.

Über die Definition von Standards ist eine bewusste und transparente Auseinandersetzung mit den Strukturen, Prozessen und Inhalten des Controllings möglich. Die DGCS schafft mit der Entwicklung von Controlling-Standards einen praxisorientierten Bezugsrahmen, der sich an die spezifischen Bedürfnisse einzelner sozialwirtschaftlicher Organisationen anpassen lässt. Controlling-Standards sollen diese in die Lage versetzen, Controlling-Prozesse zu reflektieren, zu analysieren und Aktivitätsmuster wie Handlungsbedarfe zu identifizieren.

Die DGCS-Controlling-Standards knüpfen an die allgemeinen Controlling-Standards der DIN SPEC 1086:2008 sowie die Spezifika der Sozialwirtschaft an. Insofern folgen die einzelnen Kapitel einer einheitlichen Gliederunslogik:

• Der einleitende Abschnitt liefert zunächst eine Begriffsdefinition für einen spezifischen Standard.
• Anschließend werden für diesen spezifischen Standard in einem zweiten Abschnitt „Besondere Aspekte der Sozialwirtschaft“ herausgearbeitet.
• In einem dritten Abschnitt werden dann die aus den dargestellten Besonderheiten resultierenden DGCS-Controlling-Standards im Hinblick auf Anforderungen an Inhalte und Instrumente des Controllings beschrieben, die wiederum Inhalte der DIN SPEC 1086:2008 spezifizieren.

Informationstechnische Systeme (IT-Systeme) (Auszug)

Begriffsdefinition

Aufgabe der IT-Systeme ist die elektronische Datenverarbeitung. IT-Systeme umfassen sowohl Hardware (z. B. Desktops, Laptops, Tablets, Server, Leitungen oder Drucker) als auch Software (z. B. Datenbanksysteme, Kundeninformationssysteme oder auch Kommunikationssysteme). Ziel von IT-Systemen ist es, die Nutzer bei organisatorischen Aufgaben und Prozessen zu unterstützen, z. B. durch Automation von Teil- oder Gesamtprozessen oder die Verknüpfung von Datenbeständen zur Generierung und Bereitstellung von Informationen.

Die konkreten Anforderungen sowie die Ausgestaltung der IT-Systeme sind Ergebnis einer integrierten IT-Strategie. Der IT-Strategie zugrunde liegen zum einen die organisatorischen Bedarfe (z. B. Umfang und Ausgestaltung von Kundeninformationssystemen, Komplexität von Buchungs- und Lohn-Abrechnungssysteme, Arten von digitalen Assistenzsysteme für Klienten, Roboter etc.) und zum anderen externe Anforderungen (z. B. Schnittstellen zu Kostenträgern zur Dokumentation und Abrechnung von Leistungen sowie zur Kommunikation).

Das Controlling ist im besonderen Maße auf die Verfügbarkeit von Daten angewiesen. Nutzen stiften Daten jedoch nur dann, wenn diese mit relevanten Kontextinformationen verknüpft werden können (so ist z. B. die Gehaltshöhe nur im Zusammenhang mit Informationen zu den Aufgaben oder zur Qualifikation eines Mitarbeiters sinnvoll zu interpretieren).

Bei der Gestaltung von IT-Systemen liefert das Controlling Anforderungen an Nutzungszwecke der Daten und damit zu deren notwendiger Bereitstellung zu. Nutzungszwecke sind u. a. die Erfolgssteuerung, Wirtschaftsplanung, Berichtswesen oder Kalkulationen.
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Besondere Aspekte der Sozialwirtschaft

In der Sozialwirtschaft ist der Grad der Technisierung oder gar Digitalisierung noch überschaubar und wird erst in den letzten Jahren als strategisches Thema entdeckt. Digitale Lösungen finden sich vor allem im Verwaltungsbereich (Rechnungswesen, Personal), inkl. des Controllings und bei der Dokumentation von kundenbezogenen Informationen. Ebenfalls weit verbreitet ist inzwischen der Einsatz von Social-Media-Anwendungen. Digitalisierung bezeichnet dabei nicht nur die technische Unterstützung eines bestehenden Prozesses, sondern die Neudefinition von Prozessen oder Leistungen auf Basis von neuen, zusätzlichen, digitalen Funktionsmöglichkeiten. Demgegenüber sind die Kernprozesse – Betreuung, Pflege, Qualifizierung, Rehabilitation etc. – häufig noch nicht digitalisiert. Gründe hierfür sind

• die besonderen Schutzbedürfnissen der Klienten, deren Daten einem besonders strengen Sozialdatenschutz unterliegen, so dass diese Daten nicht für alle Analysezwecke zur Verfügung stehen,
• die Kosten entsprechender Systeme, die häufig nicht von Kostenträgern refinanziert werden,
• fehlende Digitalisierungsreife (eine zu geringe Prozessorientierung und eine unzureichende Entwicklung von Organisationseinheiten übergreifenden digitalen Workflows zur Strukturierung der Abläufe),
• fehlende technische Adaption vorliegender technischer Lösungen auf den Bereich der Sozialwirtschaft
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DGCS-Controlling-Standards: Anforderungen an Inhalte und Instrumente

Für das Controlling sind IT-Systeme beides: Voraussetzung für die eigene Arbeit und Objekt der Beobachtung. Dies muss im Controlling sozialwirtschaftlicher Organisationen berücksichtigt werden. Daraus ergeben sich folgende Mindestanforderungen für das Controlling eines sozialwirtschaftlichen Unternehmens im Hinblick auf IT-Systeme:

A. IT-Systeme als Voraussetzung für das Controlling:

1. Angepasste IT-Infrastruktur, die auf einer IT-Strategie beruht und dabei interne Bedarfe sowie externe Anforderungen berücksichtigt. Die IT-Strategie, an deren Formulierung und Entwicklung das Controlling (z. B. durch entsprechende Analysen und Auswertungen) intensiv mitwirkt, regelt u. a. folgende Aspekte:

• Festlegung technisch organisatorischer Maßnahmen zur Gewährleitung eines angemessenen Datenschutzes
• Grad an Outsorcing (Make-or-Buy: eigene Mitarbeiter in der IT, eigene Serverfarm vs. Cloud-Lösungen etc.)
• Support-Levels der IT
• IT-Durchdringung und Digitalisierung (E-Mailadressen für alle Mitarbeiter, Klienten etc.; Wissensmanagement über Firmen-Wiki etc., Bereitstellung strukturierter Leistungsinformationen)